Mehr Transparenz und 5- bis 6-fach weniger Suchaufwand im Staffing

Wenn Staffing zur Sucharbeit wird

Mit dem Wachstum von doubleSlash wurde es zunehmend schwieriger, den Überblick über Auslastung und Verfügbarkeit der Mitarbeitenden zu behalten. Mehr Projekte, kürzere Projektzyklen und wechselnde Anforderungen machten es immer wichtiger, schnell zu wissen: Wer ist wann verfügbar? Wer bringt die passenden Skills mit? Und wer hat bereits Erfahrung in einem ähnlichen Projekt gesammelt?

Genau diese Antworten waren jedoch in verschiedenen Systemen verteilt. Verfügbarkeiten wurden in Excel-Listen gepflegt, Informationen zu Skills und Projekterfahrungen lagen in einer separaten, vertriebsorientierten Datenbank. Was dort hinterlegt war, passte allerdings nicht immer zu dem, was in den Projekten tatsächlich benötigt wurde.

Wer eine offene Projektstelle besetzen wollte, musste deshalb häufig erst Informationen zusammensuchen, Kolleginnen ansprechen und persönliche Einschätzungen einholen.

„Nicht zu wissen, wo man Potenziale hat", bringt Patrick Schmerbach, Geschäftsführer bei doubleSlash, das damalige Problem auf den Punkt.

Besonders herausfordernd wurde es, wenn mehrere Projekte gleichzeitig neu besetzt oder Mitarbeitende projektübergreifend umgeplant werden mussten. Eine Veränderung an einer Stelle konnte schnell Auswirkungen auf mehrere andere Projekte haben.

Im Ausschreibungsprozess kostete die fehlende Transparenz wertvolle Zeit. Auch wenn passende Mitarbeitende im Unternehmen waren, konnten sie nicht schnell genug gefunden werden. Im schlimmsten Fall ging dadurch ein Deal verloren.

• Verfügbarkeit, Skills und Projekterfahrungen in getrennten Systemen
• Hoher Such- und Abstimmungsaufwand bei der Besetzung von Projektstellen
• Verlorene Deals durch fehlende Transparenz

Entscheidung für Heimat: Branchennähe und flexible Integrationsmöglichkeiten

Um diese Herausforderungen zu lösen, suchte doubleSlash nach einer Lösung, die mehr Transparenz und Struktur in die Ressourcenplanung bringt. Gleichzeitig stand noch ein zweites Thema auf der Agenda: Die bisherige Zeiterfassung sollte abgelöst werden, weil sie neben Schwächen in der Nutzerfreundlichkeit zunehmend auch in Verlässlichkeit und Performance an ihre Grenzen stieß.

doubleSlash testete verschiedene Lösungen. Mit Heimat ergab sich schließlich die Möglichkeit, Zeiterfassung und Ressourcenmanagement in einer Lösung zusammenzuführen und gleichzeitig einen zentralen Überblick über Skills und Mitarbeiterprofile zu schaffen.

Für doubleSlash war dabei nicht nur entscheidend, was die Software abbilden konnte, sondern auch, wie gut sie sich in die bestehende Arbeitsweise und Systemlandschaft integrieren ließ. Über die offene Schnittstelle bindet doubleSlash heute unter anderem das eigene Auftragsmanagement und externe Partnerfirmen an, die ihre Profile, Zeiten und Abwesenheiten direkt einpflegen können.

Ausschlaggebend für die Entscheidung für Heimat war neben der intuitiven, an konkreten Use Cases orientierten Oberfläche und den flexiblen Integrationsmöglichkeiten vor allem das Gefühl, mit den eigenen Herausforderungen wirklich verstanden zu werden.

Vom Suchen zum Finden

Seit der Einführung von Heimat beginnt eine Staffing-Frage bei doubleSlash nicht mehr mit dem Öffnen verschiedener Excel-Listen und endet in endlosen persönlichen Abstimmungsrunden.

Skills, Projekterfahrungen, Verfügbarkeiten, Projektvorlieben und Weiterentwicklungswünsche sind zentral verfügbar. Zudem nimmt doubleSlash eine deutlich verbesserte Datenqualität über die Prozesse hinweg wahr. Auf dieser Basis können Mitarbeitende gezielter mit den passenden Projekten zusammengebracht werden. Mit der KI-gestützten Kandidatensuche können Projektleiter schnell herausfinden, welche Mitarbeitende für ihr Projekt infrage kommen. Dabei werden neben den fachlichen Anforderungen auch stärker die persönlichen Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigt.

Das verändert nicht nur die Geschwindigkeit der Suche. Entscheidungen werden transparenter und sind weniger von den Einschätzungen und dem Wissen einzelner Personen abhängig. Sie basieren heute stärker auf einem gemeinsamen, nachvollziehbaren Gesamtbild.

Auf Management-Ebene schafft Heimat einen verlässlichen Überblick über Auslastung, Kapazitäten, Kompetenzen und Personalbedarfe. So kann doubleSlash heute drei bis sechs Monate nach vorne schauen und frühzeitig erkennen, wo Kapazitäten frei werden, Kompetenzen fehlen oder neue Bedarfe entstehen.

• 5- bis 6-fach geringerer Suchaufwand: Die Suche nach passenden Mitarbeitenden ist heute deutlich effizienter.
• Informationen direkt verfügbar: Wo früher teilweise ein bis zwei Tage auf Rückmeldungen gewartet wurde, stehen relevante Informationen heute direkt zur Verfügung.
• Mehr Transparenz: Skills und Know-how werden unternehmensweit sichtbar und können gezielt in die Projektbesetzung einfließen.
• Effizientes Delivery Management: Zwei Personen koordinieren rund 100 Projekte und 250 Mitarbeitende.

Wenn Wissen nicht mehr an einzelnen Personen hängt

Besonders sichtbar wird die Veränderung im Delivery Management.

Früher liefen dort viele Informationen und Entscheidungen zusammen. Für andere war dabei nicht immer nachvollziehbar, auf welcher Grundlage eine Besetzungsentscheidung getroffen wurde. Heute sind die relevanten Informationen transparent verfügbar, wodurch sich auch die Rolle des Teams verändert.

Das Delivery Management unterstützt Sales dabei, den passenden Match für neue Chancen zu finden, unterstützt Projektleitungen bei akuten Bedarfen und hilft Teamleitungen, die Auslastung ihrer Mitarbeitenden im Blick zu behalten.

Viele Fragen müssen inzwischen aber gar nicht mehr über das Delivery Management laufen. Teamleitungen, Projektleitungen und Mitarbeitende können selbst in Heimat nachsehen und sich direkt miteinander abstimmen.

Dass heute zwei Personen das Delivery Management abdecken können, kommentiert Delivery Manager Michael Goldschmidt mit einem Augenzwinkern: „Wir sind nur noch zu zweit, damit wir ein Backup haben, wenn einer mal krank wird."

Wie stark sich die Veränderung im Alltag bemerkbar macht, erlebt auch Projektmanagerin Janine Kastaun: „Ich muss nicht mehr in Excel-Listen nachschauen, sondern sehe im ganzen Unternehmen, wer wann in welchen Projekten eingeplant ist."

Pro Staffing-Thema spart ihr das nach eigener Schätzung mindestens zwei bis drei Stunden.

Aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken

Rund zwei Jahre nach der Einführung ist Heimat aus den Bereichen Finanzen und Delivery bei doubleSlash nicht mehr wegzudenken. Aus einer auf viele Quellen verteilten Ressourcenplanung ist ein transparenter Prozess geworden, bei dem die relevanten Informationen dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.

„Heimat ist für uns der Best in Class, was Zeiterfassung und Ressourcenmanagement angeht."

Patrick Schmerbach, Geschäftsführer

Und die Entwicklung geht weiter: Auf das Ressourcenmanagement folgte bei doubleSlash ein Jahr später auch die Einführung des Skill Managements.

Wie doubleSlash Skills heute systematisch sichtbar und nutzbar macht, zeigen wir in Teil 2 dieser Story.