Beraterprofile in Stunden statt Wochen

Zwischen Insellösungen und veralteten Profilen

Skill Management und die Erstellung von CVs gehören für das Sales Team von doubleSlash zum Tagesgeschäft. Bei mehr als 250 Mitarbeitenden ist es jedoch kaum möglich, jederzeit den Überblick über alle Kompetenzen und Projekterfahrungen der Kolleginnen und Kollegen zu behalten.

Umso wichtiger sind aktuelle Beraterprofile. Doch die regelmäßige Profilpflege gehört bekanntermaßen nicht zu den beliebtesten Aufgaben und rutscht im Arbeitsalltag schnell nach unten auf der Prioritätenliste. Dabei entwickeln sich Technologien und Anforderungen gerade in der IT so schnell weiter, dass Profile eigentlich laufend aktualisiert werden müssten.

Für das Sales Team wurde genau das zum Problem. Im bisherigen Skill-Management-Tool blieben Profile immer wieder auf einem veralteten Stand. Regelmäßige Erinnerungen aus dem Sales Team führten ebenfalls nicht zuverlässig dazu, dass fehlende Informationen ergänzt wurden. Wie aktuell ein Profil tatsächlich war, ließ sich oft nur schwer beurteilen. Entsprechend häufig musste das Team bei den Mitarbeitenden nachhaken und fehlenden Informationen hinterhertelefonieren.

Hinzu kam, dass das bislang genutzte Skill-Management-Tool komplett losgelöst von den übrigen Prozessen und Systemen war. Projekthistorien und weitere Informationen mussten dadurch zusätzlich manuell gepflegt werden.

„Das war so ein Standalone-Produkt bei uns, null integriert in die gängigen Prozesse", erinnert sich Rebecca Pfau, die die Einführung des Skill Managements maßgeblich begleitet hat.

• Fehlende Integration: Das Skill-Management-Tool war nicht in die bestehende Systemlandschaft und die täglichen Prozesse integriert.
• Veraltete Daten: Profile wurden nicht regelmäßig gepflegt und waren dadurch teilweise veraltet.
• Hoher Abstimmungsaufwand: Informationen mussten regelmäßig bei Mitarbeitenden eingeholt werden.
• Zeitdruck bei Ausschreibungen: Aktuelle und vollständige Profile wurden häufig kurzfristig benötigt.

Der nächste logische Schritt: Skill Management in Heimat

Da Heimat bei doubleSlash bereits für Zeiterfassung und Ressourcenmanagement im Einsatz war, lag es nahe, auch das Skill Management dort abzubilden. „Wir haben einfach gemerkt, dass uns das das Leben erleichtert, wenn wir alles in einem Tool zusammenführen", sagt Rebecca Pfau.

Der Vorteil zeigt sich vor allem im Zusammenspiel von Skill- und Ressourcenmanagement. Die Projekthistorie der Mitarbeitenden wird automatisch aus der Projekteinsatzplanung übernommen, während Heimat auf Basis aktueller Projekteinsätze passende Skills vorschlägt. Projekte werden aus dem Auftragsmanagement nach Heimat synchronisiert und von Sales um Informationen für die CV-Erstellung ergänzt. Damit entfällt die Doppelpflege auf beiden Seiten. Mitarbeitende aktualisieren ihre Profile direkt in dem Tool, das sie ohnehin im Arbeitsalltag nutzen, während Sales Projekte und Profilinformationen nicht mehr zusätzlich manuell nachhalten muss. Allein für diese Pflege waren zuvor mehrere Stunden pro Monat nötig.

Der integrierte Ansatz, die intuitive Benutzeroberfläche und die einfache Nutzerführung sorgten bereits in der Testphase für positives Feedback bei doubleSlash.

Ein wichtiger Faktor war für Rebecca Pfau auch die enge Zusammenarbeit mit dem Heimat-Team.

Profile, auf die man sich verlassen kann

Eine neue Kundenanfrage wird heute im Handumdrehen beantwortet. Das Sales Team gibt die Anforderungen und Skills in die Skillsuche ein und sieht direkt, welche Mitarbeitenden infrage kommen. Nach einem kurzen Blick ins Profil folgt bei Bedarf eine kurze Abstimmung mit der Teamleitung.

Anschließend wird auf Basis des Heimat-Profils ein auf die Ausschreibung zugeschnittener CV erstellt, exportiert und verschickt.

Was früher mit Rückfragen, Nachtelefonieren und der Frage begann, ob ein Profil überhaupt noch aktuell ist, läuft heute wesentlich effizienter.

„Wir sind deutlich schneller geworden. Es ist mittlerweile möglich, dass wir am Morgen eine Anfrage bekommen und nach der Mittagspause ein Profil raussenden."

Rebecca Pfau, Sales Consultant

• Beraterprofile innerhalb weniger Stunden: Anfragen, deren Bearbeitung früher mehrere Tage dauern konnte, lassen sich heute teilweise noch am selben Tag beantworten.
• Weniger manuelle Arbeit: Projekte und Projekthistorien müssen nicht mehr doppelt gepflegt und fehlende Informationen deutlich seltener nachgehalten werden.
• Alles an einem Ort: Skills, Projekterfahrungen, Verfügbarkeit und CV-Erstellung greifen in Heimat ineinander.
• Aktuelle Profile: Weil das Skill Management in den bestehenden Arbeitsalltag integriert ist, Projekterfahrungen automatisch übernommen werden und Skills auf Basis der aktuellen Einsätze von Heimat vorgeschlagen werden, werden Profile heute zuverlässiger gepflegt.

Für Rebecca Pfau macht sich der Unterschied nicht nur in der Geschwindigkeit bemerkbar. Auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden hat sich spürbar verbessert. Da sie Heimat bereits aus ihrem Arbeitsalltag kennen, haben sie ihre Profile besser im Blick. Durch die Skill-Vorschläge und die intuitive Nutzerführung wird die Profilpflege zusätzlich erleichtert und lässt es weniger wie eine lästige Pflicht wirken.

„Ich habe das Gefühl, dass sich mit der Umstellung auf das neue Tool auch die Akzeptanz für die Profilpflege bei den Kolleginnen und Kollegen deutlich verbessert hat", beschreibt Rebecca Pfau die Entwicklung. Hinterhertelefonieren gehört für das Sales Team heute der Vergangenheit an.

Von der Kundenanfrage bis zum laufenden Projekt

Erst Zeiterfassung und Ressourcenmanagement, dann das Skill Management: Mit Heimat hat doubleSlash innerhalb weniger Jahre zentrale Prozesse zusammengeführt und neu gedacht. Was zuvor auf verschiedene Systeme verteilt war und viel manuelle Arbeit erforderte, läuft heute an einem zentralen Ort zusammen.

Mindestens genauso wichtig ist für doubleSlash die Zusammenarbeit, die sich über die Jahre entwickelt hat. Patrick Schmerbach, Geschäftsführer bei doubleSlash, bringt es so auf den Punkt:

„Ich persönlich bin ein Fan von Heimat und von dem Konzept dahinter. Wir haben ein Tool, wir glauben an uns, wir glauben an die Prozesse und die Use Cases."

Patrick Schmerbach, Geschäftsführer

Auch Rebecca Pfau zieht ein positives Fazit: „Wir sind ganz happy, dass wir einen Produktanbieter gefunden haben, der den gesamten Prozess abdeckt."

Was mit der Ablösung des bisherigen Skill-Management-Tools begann, ist für doubleSlash damit zu einer durchgängigen Prozesskette geworden: von der ersten Kundenanfrage und der Frage, ob die passenden Kompetenzen und Kapazitäten vorhanden sind, über die Suche nach passenden Mitarbeitenden und die CV-Erstellung bis zur Einsatzplanung – und schließlich zur Zeiterfassung und Stundenauswertung im laufenden Projekt.

Alles an einem Ort – Heimat eben.